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礼仪之会议组织

作者:智方广告 时间:2012-06-12 人气:100 我要评论(0) 返回列表

 

       举行各种各样的会议是经常的工作。会议的准备及组织方法要根据会议的目的以及预定出席人数决定。一般应做到:发出会议通知,选定会场,装好会场设备,准备必需的会议用品和文字资料,登记到会人数,做好会议中的接待工作,做好会议记录等。
    1、会议通知
    举行会议的通知工作,原则上要以文字形式进行,一般要在会前发出通知书,如果邀请外单位人员参加,还要把请对方答复是否出席的明信片一并发出。在会议通知书上,要写明以下事项[会议名称;会议召开以及结束的预定时间;会议场所(附导向图)和电话号码;会议的议题;对方答复是否出席的期限;主办者及其联络地址;会议有无停车场和其他事项(如:有无会议资料;有无就餐安排等)。
     2、会场选择  
       选择会场时,首先要考虑与会的人数,安排适当宽敞些的地方为好。另外,选定会场还要考虑以下因素:地点对与会者来说交通是否方便;会场能否保证必要的使用时间;会场是否有噪音;会场的照明、空调设备是否完好;是否有停车场和住宿处;会场租用费用是否不超预算;会场是否符合与会者的身份、等级;其他必要的设备是否齐全等。
     3、会场安排
     必须根(__bi xu gen)据会议的目的,人数、会场的大小等情况安排会场。会场安排应显得庄严、隆重、艺术,会标要醒目、准确;会场的音响、桌椅、茶具都要一一落实。
   (1)座席配置
     座席的配置最好适合会议的整个风格和气氛。主要有以下几种配置方法。圆桌形——使用圆桌或椭圆形桌子。这种安排使与会者同领导者一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适用于10人左右的会议。
     口字形——用长或方桌围成一个很大的口字形。这种形式比圆桌形更适用于较多人数的会议。
     I字形、V字形——把桌子摆成I字形可以使与会者更清楚地看到会议主持人及其后面的黑 板。而将桌子排成V字形更适用于在会议上放映幻灯或录像片的需要。
     教室形——把会议安排得如同教室,与会者彼此不熟悉的情况下,使每个与会者面向讲台一排排就座,会议主持人和上级领导坐在讲台一侧。这种形式适用于以传达报告情况为目的,有很多人参加的会议。
   (2)参加者的位置
    会议参加者应安排在最容易看到会议主持人和黑板的位置上。会议主持人的对面墙壁最好放置一个醒目的挂钟,会议记录人可根据需要另外使用一张小桌子。另外,遭呻会者彼此不熟悉的情况下,应在每个与会者面前的桌子上摆放姓名牌,以便他们互相了解、结识。
     4、资料准备
    有关会议议题的必要资料应由会议的组织者准备。如大会报告的起草、修改和定稿,发言材料等。文字资料应能做到使阅读者一目了然。在资料数量较大,要求比较详细时,至少应在会议一周前发给与会者。
    另外,在准备会议资料时,要注意以下几点:
   (1)资料要尽可能短,尽量用图表、数字说明问题。
   (2)资料中要将问题的性质、原因、处理草案等分条款写清,以便阅读。
     5、会议记录
    会议记录是指在会议进行的同时,用书面文字的形式将会议的基本情况、议题、决议等有关内容如实地记录下来,以备事后查考的材料。会议记录一般由工作人员或秘书担任,也可由主持人临时指定。 
    会议记录是会议现场情况的写实。一般会议,特别是重要会议都应有记录。
   (1)会议记录的方法
  负责文秘工作的公务员应做好会议记录工作,公务员在会场记录时要注意以下几个方面:
    ①注意所在位置。规模、种类不同的会议,文秘人员的记录位置也不相同。一般来说不能靠得太前,喧宾夺主;也不能太靠后,隐而不现。应该坐在台下会场两侧,能听清发言内容,观察会场全貌的位置上。有的例行工作会议、办公会议,文秘人员应坐在主持人身后或身旁;有些会议,所在位置由主持人临时指定,因此,文秘人员要注意自己在不同会议中的记录位置,不能盲目乱坐。
    ②要集中注意力。文秘人员必须精力高度集中,对发言人的原话,要注意听清、记准、记全。记录时,可将会场气氛记录下来。比如,欢送、鼓掌、笑声等。切忌残缺不全,断章取义,马马虎虎或记录人主观发挥,误解发言人本意。
    ③记录内容要详细。会议名称、时间、地点、参加人、主持人、发言人、会议内容、形成的 决议都要记下来。要注意格局和先后顺序,字迹要清楚、美观、大方。
    ④传递会议消息。大中型会议期间,为了交流情况,传递信息,在会议进行期间要迅速及时撰写简报、快报,会议结束后,一般要缩写、印发会议纪要。上述稿件印发前,文秘人员要主动送交有关领导、主管部门审批。通过后,方能印发。对于间接听到、有待查实的内容,要亲自考证,以获得第一手资料。
  (2)会议记录的内容
       会议记录首先(__hui yi ji lu shou xian)应记录会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人及主持人和记录人等七项内容。如出席人较多时,可只写出席人数。列席人是指没有选举权和表决权的非正式代表。记录内容主要包括主持人的讲话、会议报告、代表们的发言、讨论的问题及会议决议等。记录的简繁程度,应视会议性质等具体情况而定。正式的会议记录,最后要由主持人和记录人签名,并写上签名的日期。
    会议纪录的综合材料就是会议纪要。会议纪要是指择要记述会议情况、议程和会议基本精神、决议内容的一种书面材料。纪要以记录为基础提炼加工而成。它既可以作为纪实性材料保存,也可以作为报告性材料上报,还可以作为正式文件下发。纪要的写作要将记录的口头语转化为书面语,使文件条理化、理论化,突出中心和要点。
    6、会议收尾
    会议结束以后,负责组织会议的公务员要有礼貌地将与会者送出会场。另外还要做好以下收尾工作:
   (1)收回所有应该收回的会议资料,撤去会场上安排的会标等宣传品。
   (2)把与会者存放的衣物,准确无误地还给本人。
   (3)如果在会议结束后尚有宴会,要为客人做好向导。
   (4)如果发现会场有遗失物品,要妥善保管,并同失主联系。
   (5)认真打扫收拾,使会场恢复原状(要特别注意防火,把烟头集中起来扔到容器里)。
   (6)把会议上使用的幻灯片、银幕等东西收拾好。
   (7)向会场的主人归还借用的会议室及物品,并致谢意。
    7、会议组织注意事项
    公务员组织会议时,应注意的事项有以下几点:
   (1)开会之前要深入考虑召开会议的目的,准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。
   (2)要根据会议内容、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少,应根据会议内容和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议,人数可少些。调查情况、纪念及宣传性的会议,人数可多些。
    (3)为使会议开得有成效,根据会议内容,会前应考虑一些人重点发言,并在发言上做一些重点分工。
    (4)尽可能了解与会人员情况,在会议休会期间,组织一些联谊活动,增进了解,加深感情。会议结束后,应继续与会议人员保持一定的联系,以备需要时,可以进行合作。
    (5)根据会议的安排,确定会议的地址,安排好主会场和分组讨论的地点。住宿会议还应安排好房间,落实食宿各项问题。
    (6)根据会议的时间安排,发出会议通知,会议通知应及早,内容要明确、具体,如报到日期、地点、会议期限、日程、会议议题,需带的票证和物品等。
    (7)会议开始后,及时掌握会议的动态,对会议的进展情况进行搜集整理,还要注意安排好会议期间的记录人员。
    (8)会议结束之前,联系好会议人员返回的车票、机票,力争将食宿费等尽早结算清楚。
    (9)会议结束后,要对会议的各类文件材料做好善后工作,需发简报或文件的应从速拟发。各类记录、发言稿、原始材料等,应立案存档。
      8、注意合理(_zhu yi he li)安排会议日程,适当安排一些娱乐体育活动,以减轻与会者疲劳,活跃会议气氛。

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