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商务会议之签到

作者:智方广告 时间:2012-06-12 人气:100 我要评论(0) 返回列表

 

      (一)商务签到的作用
       签到是出席会议人员到会的第一件事。参加会议人员在进入会场时一定要签到,会议签到是为了准确地统计到会人数,更好地安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开,否则会议通过的决议无效。因此,会议签到是一项重要的工作,也是会中任务的重要内容之一。秘书人员应在查核到会人员后,将情况报告主持人,以便确定会议能否按时召开。

      (二)签到的方法
       1、秘书人员代签到
       小型日常会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。会议秘书、工作人员事先造好参加本次会议的花名册,开会时,来一人就在该人名后画上记号,表示到会;缺席,请假人员也要用规定的记号标示。
       2、证卡签到
       大中型会议一般采用证卡签到。会议工作人员将印好的签到证发给每位与会人员,卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等,与会人员在证卡上签好自己的姓名,进入会场时,将证卡交给会议工作人员表示到会。一些大中型会议多采用证卡签到的方法,这样可以避免集中在临开会时签到造成拥挤。
       3、簿式签到
       富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名,表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职业、所代表的单位等,与会人员要逐项填写,不要遗漏。簿式签到的优点是便于保存,便于查找;缺点是只适合于小型会议。一些大型会议,参加会议的人数很多,采用簿式签到工作量大,时间长。
       4、座次表签到方法
       会议工作人员按照会议模型,事先制定好座次表,座次表上每个座位填上与会人员姓名和座位号码,参加会议的人员到会时,就在座次表上消号表示出席。印制座次表时,与会人员座次安排要有一定规律,如从×号到×号是某部门代表座位。将同一部门的与会人员集中在一起,便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到,使参加会议的人在签到时就知道了自己的座位号,可起到引导座位的效果。
       5、电子计算机签到
       电子计算机签到快速、准确、简便,参加会议的人员进入会场,只要把特制的卡片放到签到机内,签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心,并将签到卡退还本人。与会者的签到手续在几秒钟内就能办完,参加会议人员到会结果则由计算机准确、迅速地统计并显示出来。电子计算机签到是先进的签到手段,现在,许多大型会议都采用计算机签到。

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